Quand vous désirez effectuer un séminaire, conservez à l’esprit qu’il faut respecter les points suivants afin que votre évènement soit une réelle réussite. Peu importe que vous fassiez le choix d’un séminaire au vert, à la montagne ou en bord de mer.

Que choisir ? Séminaire au vert, à la montagne ou en bord de mer ?

La réponse à cette question dépend d’une multitude de facteurs. Tout d’abord, l’emplacement de votre entreprise va définir le genre de votre évènement professionnel. Ainsi, si vous êtes à Grenoble, il sera beaucoup plus simple d’organiser un séminaire à la Montagne. Si vous êtes à Brest, un séminaire en bord de mer sera là un choix plus aisé. Pour savoir quel type de séminaire organiser, n’hésitez pas à interroger vos salariés et vos collaborateurs. N’oubliez pas que l’évènement doit coller à l’image de votre société.

Séminaire au vert, à la montagne ou en bord de mer : la France offre tout ce qu’il faut

Peu importe votre choix, une chose est sûre : la France offre tout le nécessaire pour l’organisation d’un séminaire. Les Alpes, les Pyrénées, le Massif-Central, les Vosges, le Jura, la mer Méditerranée, l’océan Atlantique, la Manche, le Vercors ou encore la Provence : voici plusieurs choix parfaits pour un séminaire à la montagne, en mer ou au vert. Vous pouvez aussi évidemment mêler le séminaire au vert à celui à la montagne ou à la mer. Respecter l’environnement tout en vous amusant, c’est tout à fait possible !

Définissez l’objectif de votre évènement et vos besoins

Il est essentiel d’encadrer le but premier de votre évènement professionnel avant de vous mettre sur Google. Voici les interrogations que vous devez vous poser : pourquoi effectuer ce séminaire entreprise et dans quelle finalité ? Quels sont les messages essentiels de l’évènement et qui doivent-ils être touchés ? Une fois que vous aurez répondu à ces différentes interrogations, vous pourrez faire le choix d’un forfait avec un budget spécifique, le nombre de convives ainsi qu’une idée du moment ou de l’heure du séminaire. Cette étape est indispensable pour faire le choix du type de votre séminaire : au vert, à la montagne ou en bord de mer.

Faites le choix du bon emplacement : mer, montagne, nature

Il faut effectuer le choix d’un ou de différents genres d’endroits qui correspondent aux besoins de votre séminaire : la disponibilité, le design et l’aspect chaleureux des installations, les outils audiovisuels ou encore le nombre de places présentes. Prenez en compte que ces aspects doivent être en lien avec les buts du séminaire. Evidemment, votre emplacement ne sera pas le même en fonction du genre de votre séminaire : au vert, à la montagne ou en bord de mer.

Choisissez l’hébergement (chalet, hôtel, tente etc.) et les repas 

Si votre séminaire entreprise demande des repas, il faut prendre contact avec un service de traiteur et lui donner un listing poussé de vos besoins. Idem par rapport à l’hébergement, si votre séminaire s’étale sur deux journées ou plus. Concernant le choix de l’hôtel, il doit surtout se faire par rapport aux besoins de votre clientèle. Si vous faites le choix d’un séminaire à la montagne, un chalet sera évidemment le meilleur choix possible. Pour un séminaire au vert, le glamping est un excellent choix !

Pensez à l’intervention des intervenants

Conservez toujours en tête les buts de votre séminaire (réputation de la marque, hausse des ventes ou encore gains de parts de marché) et penchez-vous continuellement sur l’action des participants : pourquoi se rendent-ils à ce séminaire et que faut-il qu’ils retiennent ? Par conséquent, les présentations des acteurs et des intervenants sont primordiales afin de garantir les effets de l’évènement professionnel. Il est essentiel que les bons messages passent auprès des salariés et des collaborateurs.

Concevez un calendrier et un programme de séminaires

Si vous gérez le programme, il est essentiel de mettre en avant les événements majeurs du séminaire. Idem pour le temps libre ainsi que les activités parallèles. Il est essentiel d’envisager des pauses-café ou différentes activités qui permettent l’échange. 

Les activités parallèles d’un séminaire au vert, à la montagne ou à la mer

Un évènement professionnel sans activités peut demeurer ennuyeux pour les convives. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir un équilibre optimal entre les réunions de travail ainsi que les activités atypiques et fun. Adaptez l’offre en fonction de l’auditoire visée. Ainsi, il est possible de proposer des cours de conduite sur piste, de golf, de relaxation ou encore de cuisine. À la montagne, les sports d’hiver offrent une multitude de possibilités. Même chose à la mer avec les activités nautiques.

Personnalisation des invitations

Cela peut demeurer banal, mais énormément de sociétés ne customisent pas leurs invitations. Quand vous réceptionnez une invitation, vous préférez certainement, comme beaucoup de monde, qu’elle vous soit adressée personnellement. Il faut dire que l’invitation générique a moins de charme. Il y a différentes solutions dans ce sens telles que le courrier électronique personnalisé ou les outils web de gestion des invitations. 

Communication et marquage sur site

Que cela soit afin de tenir une table ronde pour trente individus dans vos bureaux ou un évènement professionnel pour 250 individus hors site, il faut vérifier que l’impact visuel de votre marque soit optimal. Dans ce but, nous vous recommandons vivement de dévoiler votre logo sur vos différents supports de communication (présentations Powerpoint, badges pour les invités ou encore programmes de l’événement professionnel).

Faites une liste de choses à effectuer pour votre séminaire en France

En règle générale, sur un site, le désordre est présent et les choses vont très vite. Pour effectuer un séminaire d’entreprise réussi, des points de référence sont nécessaires, tout comme une liste chronologique des actions à faire. Peu importe que cela soit un séminaire au vert, à la montagne ou en bord de mer, cela est indispensable. Cela vous offrira la possibilité d’optimiser votre temps ainsi que votre efficacité.

Promotion du partage et du libre échange

Une atmosphère chaleureuse est un point de réussite essentiel. Évidemment, choisir un séminaire dans la nature (au vert, à la mer ou à la montagne) aide à cela. C’est pourquoi il faut aider vos salariés et vos collaborateurs à être le plus accessibles possible. Le but est que tout le monde se détendent et s’amusent pour oublier le contexte professionnel. Un évènement professionnel doit amener la communication entre les convives ; le but étant de concevoir un environnement propice à l’interaction.

Transmettez des courriels de remerciement

Il est essentiel de transmettre des courriels de remerciement personnalisés aux clients éventuels qui étaient présents, mais également aux invités qui étaient présents au séminaire. Cela peut être l’occasion de partager des photos de l’événement avec eux. Enfin, n’oubliez pas de vous pencher sur l’impact de votre évènement pour que le prochain soit encore plus réussi.